Design sprint na start

KREATYWNE PODEJŚCIE DO ZMIANY #5

W tym cyklu wpisów szukam odpowiedzi na pytania: Jakie usprawnienia wprowadzać w firmie, żeby rzeczywiście było lepiej? Jaki udoskonalić produkty i usługi? Jak zmienić warunki pracy, żeby zwiększyć efektywność i lojalność pracowników? Skąd brać pomysły, które będą trafnymi odpowiedziami na istniejące potrzeby?


Co ma młotek do biznesu

Młotek to tylko narzędzie. Właściwie wykorzystane świetnie się sprawdza (pięknie wbija gwoździe), ale nie jest remedium na wszystkie problemy (śruby nim nie wkręcisz)*. Żeby optymalnie działać w różnych sytuacjach, takich narzędzi warto mieć pod ręką wiele. Wtedy można dopasować i wybrać najlepsze dla danego przypadku, zamiast naginać rzeczywistość do jedynej metody, którą znamy czy lubimy najbardziej.

Podobnie jest ze szkoleniami, konsultacjami czy design thinking. Dlatego ciągle zbieram nowe narzędzia do swojej skrzynki. A w metodzie design sprint opisanej w książce „Sprint – How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days” J. Knappa, J. Zeratsky’ego i B. Kowitza, widzę spory potencjał.


Design sprint w prostych krokach

Sprint to wypracowana w Google Ventures (GV) metoda rozwiązywania problemów, która czerpie z design thinking, zwinnego zarządzania i licznych praktycznych eksperymentów biznesowych. Niezależnie od tego, czy pracujemy nad nowatorskim pomysłem na wykorzystania robota w hotelu, usprawnieniem sklepu internetowego dla dystrybutora kawy czy zmianą sposobu kwalifikowania pacjentów z nowotworem na testy kliniczne, proces prowadzi nas przez 6 etapów:

  1. Zrozum

    Żeby zrozumieć dokąd zmierzamy, zaczynamy z wizją końca. Uwzględniając cele, mamy kontekst dla dalszych działań. Żeby zrozumieć obecną sytuację wykorzystujemy mapę wyzwania i korzystamy z wiedzy zewnętrznych ekspertów.

2. Zdefiniuj

Po analizie sytuacji obecnej i docelowej wybieramy wyzwanie, nad którym chcemy pracować. Dzięki ujęciu go w formie „Jak moglibyśmy…” w naturalny sposób tworzymy pole do aktywnego poszukiwania rozwiązań.

3. Generuj

Celem tej fazy jest wygenerowanie jak największej liczby pomysłów. Po sesji inspiracji i rozgrzewce, uczestnicy pracują indywidualnie szkicując swoje propozycje.

4. Wybierz

Kiedy wszystkie pomysły są przejrzane i omówione, zespół głosuje nad wyborem opcji do testowania. Finalny wybór podejmuje decydent.

5. Prototypuj

Przygotowanie szybkich, ale realnie wyglądających prototypów pozwala sprawdzić pomysł przed inwestowaniem dużych zasobów czasu, energii i pieniędzy.

6. Testuj

Udostępnienie prototypu prawdziwym użytkownikom daje możliwość obserwacji zachowań i interakcji z nowym rozwiązaniem. Metoda zakłada eksperymenty z 5 osobami.


Kiedy warto zastosować design sprint?

  • wysoka stawka

Design sprint wymaga, żeby cały zespół zapracowanych na co dzień specjalistów wyczyścił swój kalendarz i przez tydzień skupił się na jednym wyzwaniu. Żeby tak się stało, wyzwanie musi być na tyle ważne, żeby być priorytetem dla wszystkich członków. Tylko kluczowe kwestie mają taki potencjał.

  • mało czasu

Bliski deadline powoduje, że jesteśmy gotowi do większego zaangażowania. Łatwiej wtedy odsunąć na drugi plan inne obowiązki i skupić się na tym, co nie tylko jest najważniejsze, ale i pilne. Jeśli termin zbliża się nieubłaganie, warto postawić na design sprint.

  • projekt utknął

Zarówno na początku, jak i w trakcie projektów zdarzają się momenty, kiedy nie wiadomo jak ugryźć temat. Design sprint to doskonała okazja, żeby przyjrzeć się problemowi w szerszym kontekście, określić kluczowe elementy i wykorzystać potencjał pracy zespołowej. W ten sposób nadamy projektowi odpowiedni pęd.


Fundamenty

Design sprint w wielu założeniach korzysta wprost z design thinking. Proces bazuje na współpracy w interdyscyplinarnych zespołach i odważnie stawia czoła istniejącym ograniczeniom. W szczególności czerpie z krótkich terminów realizacji. Podstawą podejścia jest nacisk na potrzeby i zachowania ludzi (human factor), a nie na technologię. Design sprint ceni dogłębne zrozumienie wyzwania i wizualizację poszczególnych etapów pracy. Rozwiązania prezentuje w kontekście ich zastosowania i szybko zbiera informację zwrotną od prawdziwych użytkowników, żeby zweryfikować i ulepszyć produkt.


  • decydent zawsze na sali

Wielokrotnie podczas moich warsztatów design thinking żywą dyskusję wśród uczestników budziła kwestia zaproszenia do procesu decydenta. Padały różne argumenty: „Przecież jeśli pomysł jest dobry, obroni się sam – albo zespół go obroni.”, „Dyrektor nie ma czasu.”, „Jak będzie szef, to się wszyscy zepną i zabijemy kreatywność.” Autorzy metody design sprint nie pozostawiają tu jednak żadnych wątpliwości. Dla skuteczności procesu, decydent musi brać w nim udział, lub w ostateczności wyznaczyć reprezentanta, który będzie uprawniony do podejmowania wiążących decyzji.

Kluczowym argumentem dla takiego podejścia jest kryterium wdrożenia. Jeśli powstanie pomysł nieakceptowany przez osobę odpowiadającą za przydzielenie środków na wdrożenie, to po pełnym zaangażowania tygodniu pracy pozostanie jedynie niesmak towarzyszący temu, że projekt nie wszedł w życie. Kluczowe jest, żeby decydent brał udział w określaniu celów, wybrał wyzwanie, nad którym zespół będzie pracował i żeby wskazał pomysły do prototypowania. Dzięki temu będzie miał kontrolę nad całym procesem i możliwość bieżącej modyfikacji kursu zgodnie z istotnymi z jego punktu widzenia kryteriami.


  • razem, ale osobno

W design sprincie zamiast grupowej burzy mózgów wykorzystujemy indywidualne generowanie pomysłów. Na ten etap przeznaczony jest cały dzień. Zaczynamy od porannego inspirowania się inspirującymi rozwiązaniami z różnych firm i branż. Po analizie dotychczasowych materiałów i rozgrzewce przechodzimy do – uwaga – samodzielnego szkicowania pomysłów. Tak. Każdy szkicuje. I okazuje się, każdy potrafi 🙂

Dlaczego generujemy pomysły w ten sposób? Autorzy wskazują, że szkic pomysłu wymaga od twórcy przemyślenia i konkretnej prezentacji pomysłu. Z abstrakcyjnej idei rodzi się konkretna sytuacja, schemat czy kroki postępowania. Ważną zaletą jest też anonimowość pomysłów. Podczas, gdy podczas burzy mózgów pomysł rzucony przez szefa lub nieformalnego lidera może wydawać się lepszy od pomysłu „zwykłego” członka zespołu, szkice pozwalają na ocenę pomysłu następnego dnia, już po odcięciu pępowiny.


  • magia tygodnia

Cały proces jest zaplanowany na 5 dni pod rząd. Dzięki temu, zespół jest głęboko zanurzony w szukaniu rozwiązania i pracuje intensywnie skupiając się na jednym, konkretnym wyzwaniu. Poza nielicznymi wyjątkami, nie korzystamy z telefonów, komputerów i innych urządzeń, więc nie ma po drodze rozpraszaczy. Nie ma dodatkowych spotkań i niespodziewanych zestawień do przygotowania dla przełożonych.

Zamknięcie całego procesie w tygodniowym planie pozwala jednocześnie utrzymać skupienie i energię, żeby przetestować rozwiązanie i ustalić następne działania przed weekendowym miękkim restem.


Więcej działania

Design sprint to metoda szybkiej weryfikacji rozwiązań. Pozwala zaoszczędzić czas, pieniądze i energię dając realną informację zwrotną od prawdziwych potencjalnych użytkowników. Może przyśpieszyć rozwój firmy lub pokazać, że daną ścieżką nie warto iść. W ciągu 5 dni można sprawdzić w działaniu to, nad czym dyskutujemy na spotkaniach od pół roku.

Jeśli zaciekawił Cię design sprint, więcej informacji znajdziesz tutaj (linki w języku angielskim):


* Tę malowniczą i jednocześnie praktyczną metaforę przedstawiła mi kiedyś na lunchu Joanna Gilewska z Gielwska Consulting.


Dodaj komentarz